Hieronder vindt u een voorbeeldbrief die u kunt gebruiken om uw leveranciers te informeren over de overgang naar digitale factuurverwerking. Met deze brief kunt u uw leveranciers eenvoudig verzoeken om hun facturatieproces aan te passen aan uw nieuwe werkwijze.
Beste leverancier,
Binnenkort willen wij overgaan op het digitaal verwerken van onze inkomende facturen. Dit is niet alleen efficiënter voor ons, maar ook voor het milieu!
Een nieuwe manier van werken vraagt om aanpassingen. Hieronder hebben we de belangrijkste punten voor u op een rijtje gezet:
Vanaf heden kunt u alle facturen ‘digitaal’ naar het volgende emailadres sturen: __________
Met ‘digitaal’ wordt bedoeld:
- Bij voorkeur in XML format (UBL 2.0 of hoger*) vergezeld van de PDF factuur. Deze kunt u insturen via Peppol**, indien aangesloten, of rechtstreeks naar hierboven genoemd emailadres.
- Indien XML niet mogelijk, in ieder geval een als (echte) PDF aangemaakte factuur
- Indien dit ook niet mogelijk, een van papier (tot PDF) ingescande factuur
Meerdere facturen tegelijk in 1 email is mogelijk, echter dient elk PDF-bestand uit 1 factuur (inclusief eventuele bijlagen) te bestaan.
Voor alle overige (financiële) zaken kunt u gebruik maken van: __________
Om uw facturen tijdig en correct te kunnen verwerken willen wij u verzoeken om in ieder geval het volgende op uw factuur te vermelden:
- Uw volledige juridische naam en onze volledige en correcte juridische naam.
- Uw volledige adres en ons volledige adres.
- Uw BTW-nummer.
- Uw KvK-nummer.
- Uw bankgegevens (BIC en IBAN).
- Factuurdatum.
- Factuurnummer.
- Aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd.
- De hoeveelheid van de geleverde goederen of de omvang van de diensten.
- De datum van levering.
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW.
Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. - Het BTW-tarief dat u in rekening brengt.
- Het BTW-bedrag.
- Ons Purchase Order-nummer (te verstrekken door de betreffende opdrachtgever).
Let op: indien geen PO-nummer bekend is, gebruik dan ten minste een referentie zoals bijvoorbeeld de naam van de opdrachtgever en de datum van opdracht.
Een juiste aanlevering van de gegevens zorgt voor een snellere verwerking en daarmee een tijdige betaling.
Mochten er vragen zijn, dan kunt u contact opnemen met: __________
Bij voorbaat dank voor uw medewerking namens het ‘purchase to pay’ team.
* UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld voor het handels-transactieproces (van order via factuur naar betaling). Deze technologie wordt inmiddels al toegepast in een groeiend aantal landen zoals: Denemarken, Zweden, IJsland, Oostenrijk, Spanje, Duitsland, Frankrijk en Hongarije. UBL 2.0 is een open standaard en is royalty-free. De Nederlandse overheid heeft o.a. gekozen voor deze standaard.
** PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online en is een internationaal project met als doel het standaardiseren van met name grensoverschrijdend elektronisch berichtenverkeer binnen de EU.