Deze informatie is alleen van belang wanneer u gebruik maakt van Easy Invoice of Easy1 Invoice voor factuurverwerking.

Bij afname van een TradeInterop abonnement kunt u toegang krijgen tot de overzichten van de documentenstromen die zich in het platform bevinden. Hieronder wordt beschreven hoe deze overzichten er uit zien en wat u hiermee kunt doen. Dit betreffen de overzichten van de ontvangen Peppol documenten en informatie over de verwerking van de uitgelezen mailboxen.

🔐 Inloggen op het Platform

1. Ga naar https://app.icreative-cloud.nl
2. Of gebruik de link in de activatiemail die u heeft ontvangen.
Let op: u kunt een mail hebben ontvangen tot de test of productie omgeving van TradeInterop.
3. Log in met het e-mailadres en wachtwoord dat u via de activatiemail heeft ontvangen.

Op het homescherm ziet u al informatie over de binnenkomende facturen via de mail of via het Peppol netwerk. Voor gedetailleerde overzichten klikt u op Ontvangen.

📂 Navigeren naar het Overzicht

Klik op Ontvangen.
U krijgt dan het volgende menu:

Hier vindt u de volgende opties:
ZOEKEN– Overzicht van binnenkomende Peppol-documenten.
UITVAL– Lijst met documenten die een foutmelding hebben gekregen.
EMAIL – Facturen die via uitgelezen mailboxen zijn binnengekomen.
ACTIES – Mogelijk openstaande acties.

Via Peppol ontvangen facturen

📑 ZOEKEN: Binnenkomende Peppol-documenten

 In dit overzicht ziet u onder andere:
- Status van het document
- Administratie-ID
- Afzender
- Factuurnummer van de leverancier
- Aanmaakdatum
- XML Mapping (type XML-document)
- Bron
- Overige informatie, zoals: het type of status van herverwerking
Ook kunt u filteren op: DocumentID, Datum, factuurnummer, bron en status.

Statussen: De status van een document geeft aan in hoeverre het document succesvol is verwerkt:

- Groene vinkjes: Het document is correct ontvangen en geëxporteerd naar Easy Invoice/Easy1 Invoice..

- Oranje vinkjes: Het document is ontvangen, maar nog niet binnengekomen in Easy Invoice/Easy1 Invoice. U kunt dit zien als een soort wachtrij van documenten die nog geëxporteerd moeten worden.
Als dit langer dan één dag duurt, kan er een probleem zijn met de servicetaak in Easy Invoice, deze haalt de ontvangen facturen via Peppol op naar Easy Invoice. Easy Systems monitort dit, maar u kunt dit ook zelf controleren.

- Rode status: Het document is niet verwerkt. Mogelijke oorzaken:
Fout in het XML-document (bijvoorbeeld een ontbrekende bedrijfsnaam)
Export naar Easy Invoice is mislukt

In het geval van een fout ziet u een in het error veld de reden, bijvoorbeeld:
“Er is geen bedrijfsnaam herkend.”

📄 Herverwerking van foutieve Peppol-documenten

Wanneer een Peppol-document foutief is verwerkt, kunt u dit document opnieuw laten verwerken of exporteren via de volgende stappen:

1. Selecteer het foutieve document in het overzicht.
2. Klik op het blauwe pijltje rechts van het document.
3. Kies één van de volgende opties:
- Reprocess: Hiermee wordt het Peppol-document opnieuw geëvalueerd. De status van het document kan hierdoor wijzigen.
- Re-export: Hiermee wordt geprobeerd het document opnieuw te exporteren naar Easy Invoice. Let op: dit is alleen mogelijk als het document nog niet eerder succesvol is geëxporteerd.

Indien het document niet te verwerken is en de leverancier geen aanpassingen kan doen, kunt u het document naar uzelf mailen voor verdere verwerking of archivering.

⚠️ Let op: Het wordt afgeraden om documenten zomaar te verwijderen, tenzij dit noodzakelijk is.

🧾 Documentweergave en opties

Bij het openen van een document ziet u de volgende tabbladen:

- Document: Bevat informatie over de verzender, ontvanger en de factuurgegevens.
- Image: Toont de afbeelding van de factuur.
- Attachments: Hier vindt u de bijlagen die door de leverancier zijn meegestuurd, inclusief het XML-document dat nodig is voor de Peppol-verwerking.
- History: Geeft een overzicht van de documenthistorie, inclusief statuswijzigingen en tijdstempels van acties.

Ontvangen facturen via de uitgelezen mailbox

Dit hoofdstuk zal later worden gepubliceerd.


Heeft u vragen? Neem dan contact op met ons support team via:
https://help.easysystems.nl/nl/articles/412893-support-portaal-4cee-easy-systems