FlexiCapture maakt gebruik van het concept 'Zelflerend vermogen' bij het coderen van facturen. Dit gebeurt per crediteur, per administratie.
Zolang de factuurlayout (posities van gegevens) consistent blijft, kan FlexiCapture vaststellen welke velden de gegevens bevatten die voor u van belang zijn.
De herkenning van een crediteur gebeurt vaak op basis van velden zoals:
- IBAN
- BTW-Nummer
- KvK
Als deze waarden worden afgelezen en overeenkomen met de crediteurinformatie die is gekoppeld aan de crediteur in de Easy Invoice database, wordt de crediteur aan de factuur gekoppeld.
Het zelflerende vermogen kan alleen worden toegepast als de leverancier tijdens de scan- en herkenstap wordt herkend en gekoppeld aan de factuur.
Zelflerend vermogen trainen
Om het zelflerend vermogen van FlexiCapture te ondersteunen bij de herkenning, zijn er enkele stappen die u zelf kunt ondernemen om dit te bevorderen.
- Maak het veld leeg van de gevonden waarde (voorbeeld: Invoice Number) en verwijder de bijbehorende kader (geel gearceerde op de factuur afbeelding)
- Selecteer het veld dat u wilt invullen (voorbeeld: Invoice Number)
- Verbeter de training van het veld door de juiste waarde te selecteren op de factuurafbeelding.
- Dit zal de herkenning onthouden voor de betreffende crediteur + administratie.
Crediteur niet herkend?
Wordt de crediteur niet herkend op een factuur? Dan kan het zijn dat FlexiCapture niet voldoende vergelijkende waarden heeft gevonden om met zekerheid een crediteur te selecteren. U kunt mogelijk de crediteurinformatie aanvullen in uw financiële pakket, zodat FlexiCapture meer gegevens heeft om de crediteur op te baseren.
Het kan ook zijn dat de factuur zelf niet goed af te lezen valt. Mogelijk door een gebruik van verscheidene vreemde tekens.
Waarden verkeerd afgelezen?
Het zelflerend vermogen van FlexiCapture is gebaseerd op de specifieke lay-out van de factuur van de crediteur. Als een crediteur deze stijl wijzigt of bepaalde gegevens op andere locaties plaatst, kan FlexiCapture de juiste waarden niet meer herkennen.
Ook bij het updaten van het systeem kan het voorkomen dat waarden niet meer worden afgelezen zoals voorheen. In dit soort gevallen kunnen we de 'trainingsdata' (het zelflerende aspect) verwijderen voor de betreffende crediteur en administratie. Op deze manier kan het zelflerend vermogen opnieuw beginnen met leren op basis van de nieuwe indeling.
Dit kunt u bij ons in support aanvragen, gelieve aan te geven om welke crediteur en administratie dit gaat.