Deze informatie is alleen van belang wanneer u gebruik maakt van Easy Invoice of Easy1 Invoice voor factuurverwerking.

Bij afname van een TradeInterop abonnement kunt u toegang krijgen tot de overzichten van de documentenstromen die zich in het platform bevinden. Hieronder wordt beschreven hoe deze overzichten er uit zien en wat u hiermee kunt doen. Dit betreffen de overzichten van de ontvangen Peppol documenten en informatie over de verwerking van de uitgelezen mailboxen.

🔐 Inloggen op het Platform

1. Ga naar https://app.icreative-cloud.nl
2. Of gebruik de link in de activatiemail die u heeft ontvangen.
Let op: u kunt een mail hebben ontvangen tot de test of productie omgeving van TradeInterop.
3. Log in met het e-mailadres en wachtwoord dat u via de activatiemail heeft ontvangen.

Op het homescherm ziet u al informatie over de binnenkomende facturen via de mail of via het Peppol netwerk. Voor gedetailleerde overzichten klikt u op Ontvangen.

📂 Navigeren naar het Overzicht

Klik op Ontvangen.
U krijgt dan het volgende menu:

Hier vindt u de volgende opties:
ZOEKEN– Overzicht van binnenkomende Peppol-documenten.
UITVAL– Lijst met documenten die een foutmelding hebben gekregen.
EMAIL – Facturen die via de uitgelezen mailboxen zijn binnengekomen.
ACTIES – Mogelijk openstaande acties.

Via Peppol ontvangen facturen

📑 ZOEKEN: Binnenkomende Peppol-documenten

 In dit overzicht ziet u onder andere:
- Status van het document
- Administratie-ID
- Afzender
- Factuurnummer van de leverancier
- Aanmaakdatum
- XML Mapping (type XML-document)
- Bron
- Overige informatie, zoals: het type of status van herverwerking
Ook kunt u filteren op: DocumentID, Datum, factuurnummer, bron en status.

Statussen: De status van een document geeft aan in hoeverre het document succesvol is verwerkt:

- Groene vinkjes: Het document is correct ontvangen en geëxporteerd naar Easy Invoice/Easy1 Invoice.

- Oranje vinkjes: Het document is ontvangen, maar nog niet binnengekomen in Easy Invoice/Easy1 Invoice. U kunt dit zien als een soort wachtrij van documenten die nog geëxporteerd moeten worden.

Als dit langer dan één dag duurt, kan er een probleem zijn met de servicetaak in Easy Invoice, deze haalt de ontvangen facturen via Peppol op naar Easy Invoice. Easy Systems monitort dit wanneer u een TradeInterop Abonnement heeft, dan kunt u dit ook zelf controleren.

- Rode status: Het document is niet verwerkt. Mogelijke oorzaken:
Fout in het XML-document (bijvoorbeeld een ontbrekende bedrijfsnaam)
Export naar Easy Invoice is mislukt

In het geval van een fout ziet u een in het error veld de reden, bijvoorbeeld:
“Er is geen bedrijfsnaam herkend.”

📄 Herverwerking van foutieve Peppol-documenten

Wanneer een Peppol-document foutief is verwerkt, kunt u dit document opnieuw laten verwerken of exporteren via de volgende stappen:

1. Selecteer het foutieve document in het overzicht.
2. Klik op het blauwe pijltje rechts van het document.
3. Kies één van de volgende opties:
- Reprocess: Hiermee wordt het Peppol-document opnieuw geëvalueerd. De status van het document kan hierdoor wijzigen.
- Re-export: Hiermee wordt geprobeerd het document opnieuw te exporteren naar Easy Invoice. Let op: dit is alleen mogelijk als het document nog niet eerder succesvol is geëxporteerd.

Indien het document niet te verwerken is en de leverancier geen aanpassingen kan doen, kunt u het document naar uzelf mailen voor verdere verwerking of archivering.

⚠️ Let op: Het wordt afgeraden om documenten zomaar te verwijderen, tenzij dit noodzakelijk is.

🧾 Documentweergave en opties

Bij het openen van een document ziet u de volgende tabbladen:

- Document: Bevat informatie over de verzender, ontvanger en de factuurgegevens.
- Image: Toont de afbeelding van de factuur.
- Attachments: Hier vindt u de bijlagen die door de leverancier zijn meegestuurd, inclusief het XML-document dat nodig is voor de Peppol-verwerking.
- History: Geeft een overzicht van de documenthistorie, inclusief statuswijzigingen en tijdstempels van acties.

Ontvangen facturen via de uitgelezen mailbox

Onder Email bevinden zich alle e-mails met bijlagen die TradeInterop heeft uitgelezen uit de ingestelde mailboxen.

Een E-mail kan één van de volgende statussen hebben:

- Groene vinkjes: De bijlage uit de E-mail zijn succesvol verwerkt en de factuur is het vervolgproces ingegaan.
- Initiële status: Bekijk de melding op de E-mail onder Geschiedenis en/of de Error tekst onder de Email kop.

- Domein Geweigerd: De afzender is geblokkeerd, omdat dit zo is ingesteld of omdat er iets mis is met het domein.
- Geweigerd op inhoud: Mogelijk een SPAM e-mail met onjuiste inhoud.
- Geen (gelidige) bijlage: De bijlagen in de e-mail zijn foutief en kunnen niet verwerkt worden. Neem hiervoor contact op met de leverancier.
- Aandacht Vereist: Er is iets mis met de E-mail, bekijk de melding op de E-mail onder Geschiedenis en/of de Error tekst onder de Email kop.
- Wachten op OCR-resultaat: de pdf facturen laten op zich wachten in het scanproces (ImagrCapture/FlexiCapture). De status zal later worden aangepast.
- Verwijderd: De e-mail is verwijderd, doe dit niet zomaar. Uiteraard wel in in het geval van een SPAM e-mail.

Procesafhandeling voor de bijlagen uit de E-mail:

Afhankelijk van jullie factuurstroom en de bijbehorende inrichting worden de bijlagen uit de e-mails een afhandelingsproces ingestuurd. Wanneer de facturen uit de bijlagen succesvol het afhandelingsproces zijn ingegaan worden de vinkjes groen met de status: Succesvol verwerkt.

PDF bijlage
De PDF facturen zullen het scanproces (FlexiCapture/ImageCapture) in gaan wanneer dit zo is ingesteld. Wanneer de PDF facturen goed zijn aangekomen worden de vinkjes van de E-mail ook groen. 

XML + PDF in de bijlage
Wanneer jullie alleen de XML willen verwerken en dit zo ingericht is, dan zal de XML rechtstreeks in Easy Invoice binnenkomen nadat de Service taak gedraaid heeft (GetTradeInteropDocuments).
Bent u een Easy1 Invoice klant, dan komt deze rechtstreeks in Easy1 Invoice terecht.
Mocht de XML niet verwerkt kunnen worden, omdat deze bijvoorbeeld onjuist is, dan zal automatisch de pdf factuur worden gebruikt. Dit moet dan wel zo zijn ingesteld door de consultant.

XML in de bijlage
Wanneer er enkel een XML in de bijlage is dan zal de XML rechtstreeks in Easy Invoice binnenkomen nadat de Service taak gedraaid heeft (GetTradeInteropDocuments). Bent u een Easy1 Invoice klant, dan komt deze rechtstreeks in Easy1 Invoice terecht.