Met de optie Credit Cards is het mogelijk om creditcardtransacties te koppelen en te matchen aan declaraties van gebruikers. Als gebruiker maakt u een declaratie aan die betaald is met een creditcard, en deze kan dan worden gematcht met een transactie.

De financiële gebruiker kan een set transacties importeren in Easy Expense. Deze transacties worden vervolgens in een periode gezet in Easy Expense en zijn in te zien door de financiële medewerkers.

In dit artikel kunt u lezen welke mogelijkheden deze functionaliteit biedt en wat u kunt doen om er gebruik van te maken.

Opmerking: Credit Cards is alleen beschikbaar op aanvraag. 
Maakt uw firma nog helemaal geen gebruik van Credit Cards, vraag 
hier dan naar bij uw account manager. 

Financieel Medewerker

Als Financieel Medewerker heeft u de volgende schermen en mogelijkheden:

• Credit Cards
  • Credit cards van gebruikers met status
• Credit Card Transactions
  • Geïmporteerde creditcard transacties en hun status 
• Credit Card Transaction Imports
  • Locatie voor het importeren van de creditcard transacties

Medewerker

Als Medewerker heeft u de volgende schermen en mogelijkheden:

• Credit Card Periods
  • Overzicht van eigen creditcard declaraties per periode

Credit Card Transacties Matchen

Bij het aanmaken van een declaratie kan de gebruiker aangeven dat deze is betaald met een creditcard. Op deze manier wordt de creditcard gekoppeld aan de declaratie en kan deze worden gematcht met een transactie.

De creditcard moet handmatig worden toegevoegd door een Financieel Medewerker in de optie 'Credit Cards' en moet worden gekoppeld aan een gebruiker.

Ook de Financieel Medewerker moet de transacties vanuit de bank importeren in Expense. 

Meer hierover kunt u vinden in artikel:

Credit Card Transactie Import

In het overzicht van 'Credit Card Transacties' heeft een 'Financieel Medewerker' de mogelijkheid om te zien welke transacties binnen een bepaalde periode al zijn gematcht en aan welke gebruiker ze zijn gekoppeld. Zodra alle transacties zijn gematcht, kan de gebruiker op de knop 'Release' drukken, waarmee de gehele periode wordt afgerond.

Als 'Medewerker' kunt u de uitgaven met de creditcard dus matchen met een transactie vanuit de bank. Dit kunt u doen door naar de optie 'Credit Card' (binnen de rol Medewerker) te navigeren.

1. Selecteer de juiste periode. Dit is het jaartal + een oplopend getal. Hierin staan een aantal transacties die in deze tijd door u zijn aangemaakt. Deze moeten dan ook allemaal gematcht worden.
2. Als de declaratie volledig overeenkomt met de transactie, zal deze automatisch gematcht worden. Mocht dit niet gebeuren, dan kunt u deze ook handmatig matchen door op de drie puntjes te drukken helemaal rechts van de betreffende transactieregel.

3. Zodra alle transacties van uw gebruiker in een bepaalde periode gematcht zijn, kunt u deze periode indienen. Deze zal als één factuur worden doorgestuurd naar Easy Invoice. 

4. De factuur, die overeenkomt met de creditcardperiode van de gebruiker, moet vervolgens in Easy Invoice worden goedgekeurd of geannuleerd (afgekeurd). Deze terugkoppeling wordt automatisch doorgestuurd naar Expense. Als uw periode is goedgekeurd, ontvangt deze de status 'Approved'.