Als uw budgethouders niet altijd tijdig actie ondernemen op facturen, biedt Easy Invoice opties voor automatische acties bij het verstrijken van de vervaldatum.Voor het instellen van geautomatiseerde acties bij het verstrijken van de vervaldatum van een factuur heeft u een Easy Invoice gebruikersaccount nodig met de rol 'Applicatiebeheerder'.
Volg deze stappen om dit op twee mogelijke manieren in te stellen:
- Navigeer naar 'Beheer' en vervolgens naar 'Geavanceerd'
- Selecteer de optie 'Applicatie parameters en instellingen..'
- Kies vervolgens voor 'Goedkeuringsprocedure' *
Goedkeuringstermijn en vervolgactie
Gebruik de volgende instellingen om een goedkeuringstermijn vast te leggen en een vervolgactie te kiezen:
Beschikbare dagen: Hier stelt u het aantal dagen in dat een factuur maximaal bij een budgethouder beschikbaar blijft voor goedkeuring.
Aantal dagen voor vervaldatum: Hier geeft u het aantal dagen op vóór de vervaldatum van de factuur, waarop Easy Invoice deze factuur als 'Overdue' aanmerkt.
Actie op vervaldatum: Hier geeft u aan welke actie er uitgevoerd moet worden wanneer de uiterste betaaldatum van de factuur (minus het aantal dagen voor vervaldatum) is verstreken.
Actie op verloopdatum: Hier geeft u aan welke actie er uitgevoerd moet worden wanneer de factuur langer bij een budgethouder ligt dan het aantal dagen ingesteld op 'beschikbare dagen'.
Vervaldatum Verstreken
De mogelijke acties waaruit u kunt kiezen in de situatie 'Vervaldatum verstreken':
Wachten: De factuur blijft bij de huidige ontvanger staan, tot er handmatig actie ondernomen wordt.
Status Vervallen: De factuur wordt bij de financiële administratie onder status 'Vervallen' geplaatst (status 66 - Goedkeuringstermijn verstreken). De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
Status Onduidelijk: De factuur wordt bij de financiële administratie onder status 'Onduidelijk' geplaatst (status 65 - Onduidelijk). De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
Terug naar financiële administratie: De factuur wordt bij de financiële administratie onder status 'Geretourneerd' geplaatst. De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
Verloopdatum Verstreken
De mogelijke acties waaruit u kunt kiezen in de situatie 'Verloopdatum verstreken':
Volgende ontvanger: De factuur wordt doorgestuurd naar de volgende persoon in de huidige goedkeuringsflow voor de betreffende factuur.
Manager: De factuur wordt doorgestuurd naar de manager van de betreffende budgethouder. De manager wordt in gebruikersbeheer ingesteld per gebruiker.
Wachten: De factuur blijft bij de huidige budgethouder staan tot er handmatig actie ondernomen wordt.
Status Vervallen: De factuur wordt bij de financiële administratie onder 'Vervallen' geplaatst. De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
Status Onduidelijk: De factuur wordt bij de financiële administratie onder status 'Onduidelijk' geplaatst. De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
Terug naar financiële administratie: De factuur wordt bij de financiële administratie onder status 'Geretourneerd' geplaatst. De budgethouder kan geen actie meer ondernemen.
* Vergeet niet om op de knop 'Bijwerken' te drukken na een aanpassing. Mogelijk krijgt u dan de volgende melding:
In dat geval moet u alleen nog de omgeving herstarten. Dit is de laatste stap en kunt u uitvoeren door op de optie 'Webapplicatie Herstarten' te drukken. Deze vind u onder de optie 'Applicatie parameters en instellingen...'