Het ideale factuurverwerkingsproces

Hoe ziet het ideale facturatieproces eruit voor ons? Welke stappen doorloopt een factuur in het facturatieproces en hoe ziet een standaard geoptimaliseerde workflow eruit?

Onderstaand diagram toont het ideale factuurverwerkingsproces zoals wij dat bij Easy Systems voor ons zien.

1. Er komt een inkoopfactuur binnen. 2. De factuur wordt gecontroleerd. Deze stap valt onder de categorie 'Easy recognition'. De volgende stappen vallen onder 'Easy Invoice'. 3. Als het een kosten factuur betreft, wordt de factuur eerst gecodeerd. 4. De factuur kan worden voorgeboekt. Dit is optioneel. 5. De factuur wordt in circulatie gebracht. 6. Als de factuur wordt afgekeurd, gaat het proces terug naar stap 3, waarbij de factuur opnieuw gecodeerd moet worden. Als de factuur wordt goedgekeurd, wordt de factuur geboekt. 7. De volgende stap is binnen het ERP. Hier wordt de factuur geboekt. 8. Als het bij stap 2 geen kostenfactuur betreft, dan is het een goederenfactuur. De factuur wordt in dit geval eerst gematcht. 9. De match kan binnen of buiten de toleranties vallen. Als dit binnen de toleranties valt, wordt de factuur direct geboekt. 10. Als de factuur buiten de toleranties valt, wordt de factuur eerst in circulatie gebracht. 11. Als de factuur wordt afgekeurd, gaan we terug naar stap 8. De factuur moet hier opnieuw gematcht worden. 12. Als de factuur wordt goedgekeurd, dan wordt de factuur geboekt.