In Isah mogen geen financiële boekingen worden gemaakt op dossiers met het statustype Historie. Om journaalposten aan te maken, moet het dossier een status hebben van Order of Nacalculatie.
In het voorbeeld gaat het om een inkoopregel die is verzet naar het statustype Historie. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt. Het betreffende veld is Inkoopstatus, te vinden in Isah binnen scherm 0128 – Inkoopregels artikelen.
Voor de inkoopstatus bestaat geen automatische statusafhandeling. Met andere woorden: in geen enkele standaardverwerking van Isah kun je aangeven dat de status van een inkoopregel moet worden opgehoogd. Het verzetten naar Historie is dus een bewuste actie, vaak uitgevoerd om overzicht te houden in lopende inkopen.
De gebruiker zal waarschijnlijk in scherm 1213 – Inkoopoverzicht hebben gecontroleerd dat:
- Er geen openstaande saldi meer zijn op de inkooptussenrekeningen (NTOG, AV en NTOF), en
- Alle gereedmeldingen (ontvangst en inkoopfactuur) aanwezig zijn.
Inkoopregels die hieraan voldoen, zijn in principe afgehandeld.
Advies
Overweeg om inkoopregels tijdelijk te parkeren op een Nacalculatie-status (eventueel nieuw te introduceren).
Als er regelmatig nagekomen inkoopfacturen verwerkt moeten worden, kan het nuttig zijn om afgesloten inkopen nog een bepaalde periode geparkeerd te laten staan voordat ze definitief naar Historie worden verzet.
Bij de afsluiting van verkooporders en productiedossiers is het namelijk geen vereiste dat de inkoopregel een statustype Historie heeft.
Uiteindelijk wil je dit wel doen, omdat anders het scherm 1213 – Inkoopoverzicht onbruikbaar wordt.
Alternatieve oplossing
Verwerk de inkoopfactuur als Productie ongepland.
- Gaat het om een inkoop voor voorraad? Dan kun je op de bestaande inkooporder een nieuwe inkoopregel toevoegen en daar de factuur aan koppelen.
- Voeg een duidelijke notitie toe om aan te geven voor welke oorspronkelijke inkoop de factuur bedoeld was.
Het blijft bijzonder dat er nog een factuur binnenkomt voor een inkoop die als volledig afgehandeld is gemarkeerd.