Het overzicht hieronder kan dus per omgeving verschillen en hoeft dus niet voor u van toepassing te zijn. Dit is enkel een standaard weergave van de statussen.
10 - Nieuwe facturen | Alle nieuwe inkoopfacturen komen hier binnen vanuit ImageCapture, Easy Distribution of FlexiCapture. Als u goederenfacturen verwerkt zullen deze eerst aankomen in status 13 - Rematch. In deze status is het mogelijk om de kop aan te vullen met gegevens en om mogelijk regels toe te voegen. |
13 - Rematch: Ontvangst niet aanwezig | Hier komen alle goederenfacturen in waarop het systeem probeert automatisch overeenkomende gegevens te vinden. Als een factuur te lang in deze status blijft, moet er handmatig een match worden gemaakt. De goederenfacturen zonder ontvangsten zullen hier te vinden zijn. |
14 - Mismatch | Hier bevinden zich alle facturen waarvoor het systeem geen volledige automatische match heeft kunnen vinden. Vanaf dit punt moet u de factuur handmatig matchen en eventueel ook circuleren. |
15 - Match: buiten toleranties | De facturen met een goede match maar een tolerantie overschrijding op de factuur bedragen komen hierin terecht. Vanaf dit punt moet u de factuur corrigeren en circuleren. |
16 - Match: binnen toleranties | De facturen met een goede match en een goedkeuring op de tolerantie komen hierin terecht. Deze facturen moeten nog bekeken worden en handmatig gecirculeerd worden. |
19 - Voorregistratie mislukt | Hier worden alle facturen weergegeven waar iets is misgegaan tijdens de voorregistratie. De reden van het falen kunt u terugvinden in de factuurhistorie van de betreffende factuur. |
20 - Voorregistratie gestart | Hier worden alle facturen weergegeven die het systeem aan het voor-registreren is in het financiële pakket. Op dit moment is er nog geen handeling vereist. Vanuit deze status worden kostenfacturen automatisch naar status 21 gezet en goederenfacturen naar status 13 voor matching. |
21 - Voor geregistreerd in Financieel Pakket | Hier staan alle kostenfacturen in die gecirculeerd kunnen worden. |
30 - In Circulatie | Dit overzicht toont alle facturen die momenteel in circulatie zijn, wachtend op goedkeuring van verschillende budgethouders. |
39 - Goedgekeurd: aanpassing vereist | In deze lijst bevinden zich facturen die automatisch zijn goedgekeurd, maar waarbij het systeem nog een ander probleem heeft geïdentificeerd. Hier is mogelijk een manuele handeling voor nodig. |
40 - Goedgekeurd | In deze lijst bevinden zich alle facturen die automatisch zijn goedgekeurd of door budgethouders zijn goedgekeurd. Vanaf hier moeten de facturen nog worden overgezet naar uw financiële pakket. Dit moet handmatig of gaat automatisch, afhankelijk van wat u heeft ingesteld staan. |
50 - Geannuleerd | Hier staan alle facturen in die geannuleerd zijn. Deze facturen zullen dus niet verder verwerkt worden. |
60 - Geretourneerd | In deze lijst staan alle facturen die door budgethouders zijn teruggestuurd naar de financiële administratie, wat betekent dat er nog verdere acties mee moeten worden ondernomen. |
65 - Onduidelijk | In deze lijst bevinden zich alle facturen waarbij er een probleem was met het overzetten naar het financiële pakket. Het specifieke probleem met de foutieve export is te achterhalen in de factuurhistorie van de desbetreffende factuur. |
70 - Overgezet naar Financieel Pakket | In deze lijst bevinden zich alle facturen waar het systeem momenteel bezig is met het definitief boeken in het financiële pakket of het verwijderen van de betaalblokkade. |
80 - Geboekt in Financieel Pakket | Hier staan alle facturen in die definitief geboekt zijn in uw financiële pakket. |
90 - Betaald | Hier komen alle facturen in die betaald zijn in uw financiële pakket. |