Ontvangstgroepen zijn een handige manier om met één handeling meerdere gebruikers toe te wijzen aan de workflow van een factuur in een administratie, waardoor gemak en efficiëntie worden bevorderd zonder handmatige toevoegingen.
Om de ontvangstgroepen te bewerken/inzien navigeert u naar Beheer > Ontvangstgroepen.
Voor het aanmaken/bewerken van een ontvangstgroep kunt u de volgende stappen volgen:
- Selecteer de juiste ontvangstgroep.
- Voer een passende naam in.
- Kies de administratie waarvoor de ontvangstgroep bedoeld is.
- Geef aan of de goedkeuring voltooid is met één actie. Als het vinkje is uitgeschakeld, moeten alle gebruikers van de ontvangstgroep goedkeuring geven. Als het is ingeschakeld, volstaat goedkeuring van één gebruiker.
- Selecteer de betreffende gebruikers van de geselecteerde ontvangstgroep.
Om ontvangstgroepen toe te wijzen, volg deze stappen:
- Bij het circuleren van een factuur, selecteer de aangemaakte ontvangstgroep*.
- De ontvangstgroep wordt automatisch weergegeven in het ontvangerslijstje.
- U kunt nu nog overwegen het vinkje '1 actie' aan- of uitzetten. Wanneer het vinkje is ingeschakeld, wordt de factuur door één budgethouder, meestal de eerste, goedgekeurd. Als het vinkje is uitgeschakeld, moet elke budgethouder in de groep een goedkeuring geven.
- Druk op circuleren om de toewijzing te voltooien.
- Sneltoets: Ctrl + Enter
Houdt er rekening mee dat ontvangstgroepen per administratie moeten worden ingesteld en alleen beschikbaar zijn voor facturen binnen die administratie.
* Meer weten over circuleren in Easy Invoice? Zie ook artikel: Factuur Circulatie in Easy Invoice