Met het ImageCapture Blackbox Principe is het mogelijk om de factuurverwerking verder te automatiseren. Deze functionaliteit binnen ImageCapture zorgt ervoor dat facturen van crediteuren die consistent correct worden uitgelezen, automatisch worden doorgestuurd naar Easy Invoice. Hierdoor is geen handmatige actie meer nodig binnen ImageCapture*.
In Easy Invoice wordt een beheertabel beschikbaar gesteld waarin per administratie een overzicht wordt getoond van alle crediteuren die onder deze automatische verwerking vallen. Wil je toch dat facturen van een specifieke crediteur zichtbaar blijven in ImageCapture bij import vanuit de mailbox, dan kun je in de beheertabel het vinkje bij de kolom ‘Indicator’ uitschakelen. Hiermee wordt de automatische verwerking voor die crediteur gedeactiveerd.
Toevoegen van crediteuren aan de automatische flow
Crediteuren kunnen op twee manieren worden toegevoegd aan de beheertabel:
- Automatisch via analyse
- Zodra er minimaal vijf facturen van een crediteur succesvol zijn uitgelezen zonder handmatige correcties, zal ImageCapture deze automatisch toevoegen aan de beheertabel. Dit kan aan/uit gezet worden door de consultant.
- Handmatig
- Easy Invoice Beheertabel
Je kunt ook zelf een crediteur toevoegen aan de beheertabel. De automatische verwerking is pas actief als het vinkje bij ‘Indicator’ is ingeschakeld. - ImageCapture
Bij het verwerken van facturen in ImageCapture heb je onderaan bij de gegevens een optie om de facturen van de crediteur (voor de betreffende administratie) te registreren als Blackbox crediteur. Zodra men deze aanvinkt en de factuur doorzet richting Easy invoice, zal de crediteur met indicator (vinkje) geregistreerd worden in de beheertabel.
- Easy Invoice Beheertabel
* Let op! Indien er validaties ingesteld staan in ImageCapture, dan kan het voorkomen dat facturen van een blackbox crediteur alsnog in ImageCapture blijven hangen indien deze incorrect zijn uitgelezen. Validaties zullen altijd voorrang krijgen i.v.m. controle.