Het is mogelijk een vervanger in te stellen voor een gebruiker, bijvoorbeeld tijdens diens afwezigheid, zoals tijdens vakantie.
Dit kan worden ingesteld bij de gebruikers instellingen onder 'Beheer' of voor je eigen gebruiker bij 'Mijn instellingen'.
Bij het instellen van een vervanger geeft men aan gedurende welke periode de huidige gebruiker afwezig zal zijn. Gedurende deze tijd zullen nieuwe facturen, vanaf de startdatum van de vervanging, in de workflow van de vervanger belanden.
Enkele belangrijke aandachtspunten zijn:
- Beide gebruikers moeten gelijkwaardige rechten hebben om elkaar adequaat te kunnen vervangen. Het systeem past dit niet automatisch aan. Onvoldoende rechten voor de vervanger kunnen leiden tot problemen bij de goedkeuring van facturen.
- Actieve facturen worden niet automatisch doorgestuurd naar de vervanger wanneer deze rol is ingesteld. Lopende facturen bij de oorspronkelijke gebruiker moeten eerst worden afgehandeld voordat zij met verlof gaat.
Als de oorspronkelijke gebruiker niet langer actief is maar nog lopende facturen heeft, bestaat de mogelijkheid om deze over te zetten naar een andere gebruiker.
Let op! Alle actieve facturen van de gebruiker worden overgezet, inclusief degenen die nog niet volledig geboekt zijn.
De originele gebruiker wordt geheel uit deze flow gehaald en de vervangende gebruiker komt hiervoor in de plaatst te staan.
Om dit te doen, ga naar: 'Beheer' > 'Gebruikers' > 'Gebruikersgegevens overzetten'.
Selecteer de originele gebruiker in de linker lijst en in het dropdown-menu de andere gebruiker. Vink de optie 'Actieve factuurcirculatiegegevens' aan.
Als u dit als gebruiker voor u zelf wilt instellen kunt u ook het volgende artikel raadplegen:
Afwezigheidsinstellingen Easy Invoice - Easy Systems - Help Center
Voorbeeldscenario:
Gebruiker A gaat op 1 april met verlof tot 1 mei. Gebruiker B is ingesteld als vervanger voor gebruiker A.
Gebruiker A heeft facturen met factuurdata (importdatum) van 29 maart, 3 april en 6 mei. Het factuur van 29 maart blijft bij gebruiker A en zal niet naar gebruiker B gaan. De factuur van 3 april komt direct bij gebruiker B terecht, omdat de vervangingsperiode actief is op die datum. Het factuur van 6 mei gaat terug naar gebruiker A, aangezien die dan weer aanwezig is.
Indien gebruiker A nog actieve facturen heeft, moet hij/zij deze afhandelen of doorgeven aan andere gebruikers voordat hij/zij afwezig is.